Nowoczesne oprogramowanie rekrutacyjne musi być przede wszystkim uniwersalne. Nie wystarczy samo gromadzenie danych. Tak samo, jak nie wystarczy publikowanie ogłoszeń o pracę tylko na stronie naszej firmy. Na jakie kwestie trzeba zwrócić uwagę? Na pewno trzeba pamiętać też o bezpieczeństwie!
Czy na rynku można znaleźć bezpieczne systemy rekrutacyjne?
Tak, zdecydowanie. Od pewnego czasu funkcjonują uniwersalne, sprawdzone rozwiązania, które zapewniają bardzo wysoki stopień bezpieczeństwa dla przechowywanych plików. System do rekrutacji, który spełnia wszystkie wytyczne, jakie narzuca RODO, oferuje na przykład ElevatoSoftware.com.
Jakie cechy są kluczowe, gdy mowa o przetwarzaniu tych informacji? Aby to zrozumieć, trzeba zdać sobie sprawę z tego, jak skonstruowane jest Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO. Trzeba tu wskazać na takie rozwiązania, jak:
- ułatwienie dostępu do danych i kompleksowe informowanie o ich przetwarzaniu,
- nowe zasady przenoszenia informacji między dostawcami usług,
- prawo do bycia zapomnianym,
- położenie bardzo dużego nacisku na szyfrowanie i pseudonimizację.
Najlepsze programy rekrutacyjne, jak Elevato w dużej mierze automatyzują cały proces zarządzania danymi. Warto wybrać dla siebie oprogramowanie, które nie tylko wypełnia przesłanki rozporządzenia, ale też oferuje nieco więcej.
Można tu wskazać na przykład na tryb notyfikacji. To bardzo użyteczne rozwiązanie, dzięki któremu zawsze będziemy na bieżąco z informacjami o tym, czyje zgody na przetwarzanie informacji osobowych będzie trzeba w bliskiej przyszłości odnowić.
To prosty, a jednocześnie bardzo skuteczny sposób, dzięki któremu zapewnimy sobie stały dostęp do najlepszych specjalistów, którzy zgłosili się do naszej firmy — na przykład w poprzednich naborach, kiedy nie mogliśmy jeszcze zaoferować im pracy, bo nie spełnialiśmy np. warunków finansowych, jakimi te osoby były zainteresowane.
Program do zarządzania rekrutacjami a gromadzenie informacji o kandydatach
RODO nie pozostawia tutaj zbyt szerokiego pola do interpretacji: dane muszą być przechowywane na odpowiednio zabezpieczonych serwerach. W praktyce oznacza to, że firmy, które rekrutują pracowników w tradycyjny sposób, bez wsparcia ATS, musiałyby poświęcić sporo czasu na wdrożenie profesjonalnego szyfrowania, które wypełniłoby przesłanki rozporządzenia.
Rekrutacja przez system to zupełnie nowa jakość. Co warto podkreślić, to także daleko idąca automatyzacja całego procesu. Wystarczy zalogować się na swoje konto. Wszystkie dane, jakie zgromadzimy, są przechowywane w jednej, zabezpieczonej przez wydawcę oprogramowania, bazie danych. To on odpowiada za ich bezpieczeństwo.
Czy jedna, wielka baza, nie oznacza, że trudno będzie nam dotrzeć do zgromadzonych plików? Zdecydowanie nie. Dzięki takim narzędziom, jak Elevato, możemy na przykład skorzystać z trybu wyszukiwania Boolean Search. System gromadzi wszystkie możliwe informacje o kandydatach, dzięki czemu zawsze będziemy wiedzieć, na jakie stanowisko i kiedy aplikowała wybrana osoba. To rozwiązanie, które szczególnie docenią pracownicy działu HR.
Czy ATS to oprogramowanie, które trzeba instalować na fizycznym dysku twardym?
Jeszcze kilka lat temu odpowiedź na to pytanie byłaby twierdząca. Dziś, po ogromnej ewolucji, jaka dokonała się w tym segmencie rynku, większość profesjonalnych usług przeszła już na rozwiązania webowe. Wystarczy login, hasło i dostęp do internetu.
Użytkownicy nie muszą martwić się o to, czy deweloper stworzył dedykowaną aplikację dla Windowsa, czy MacOS. Wystarczy kompatybilna przeglądarka. To ogromne ułatwienie także dlatego, że każdy z nas może szybko zapoznać się z postępami w procesie rekrutacji na przykład ze smartfona. Dzięki temu rozwiązaniu każdy HR Manager zawsze będzie na bieżąco, co znacznie ułatwi jego pracę.
